Lista de comprobación para retirar un sistema de IA sin incumplir el Reglamento de IA
Retira un sistema de IA conforme al Reglamento: conserva los registros (art. 12/19) y el anexo IV, actualiza el registro del art. 49 y cierra la vigilancia.
Apagar un sistema es lo fácil. Lo que pilla a la gente son las obligaciones que le sobreviven. Cuando das de baja un sistema de IA de alto riesgo, el Reglamento de IA no trata los registros como desechables: los registros, la documentación técnica y tu entrada de registro tienen plazos de conservación definidos, y algunas obligaciones solo empiezan en el momento de la retirada de servicio. Esta lista guía a ambos roles —proveedor y responsable del despliegue— por un apagado limpio que un auditor firmaría dos años después.
No existe un único "artículo 30: retirada de servicio" en el Reglamento (UE) 2024/1689. Las obligaciones están repartidas entre la conservación de registros, la conservación de la documentación, el registro y la vigilancia poscomercialización. El trabajo consiste en reunirlas en un único cierre ordenado para que no se borre nada que haya que conservar y no se omita nada que haya que comunicar.
Primero: qué significa aquí "retirada de servicio"
La retirada de servicio es la baja deliberada y permanente de un sistema de IA: dejas de usarlo, dejas de ofrecerlo o lo sustituyes. Se distingue de una modificación sustancial (artículo 3(23)), en la que cambias el sistema lo suficiente como para que se considere reintroducido en el mercado y se reevalúe. Si estás sustituyendo un modelo antiguo por otro materialmente distinto, puede que estés dando de baja el sistema viejo y introduciendo uno nuevo: dos flujos de trabajo separados. Sé honesto sobre cuál estás haciendo; las obligaciones difieren.
Una retirada de servicio limpia tiene cuatro tareas: conservar la evidencia que debe sobrevivir, actualizar los registros públicos, avisar a quienes dependían del sistema y cerrar el ciclo de vigilancia. El orden importa: haz el paso de conservación antes de que nadie toque un botón de borrar.
Los plazos de conservación que no puedes equivocar
Esta es la parte que muerde. Cada elemento tiene su propio reloj de supervivencia, y siguen corriendo después de que el sistema desaparezca.
| Elemento | Quién lo conserva | Cuánto tiempo | Artículo |
|---|---|---|---|
| Registros generados automáticamente (en poder del proveedor) | Proveedor | Al menos el periodo adecuado a la finalidad prevista, mínimo 6 meses salvo que otra norma exija más | artículo 19 |
| Registros bajo el control del responsable del despliegue | Responsable del despliegue | Al menos 6 meses salvo que otra norma de la Unión o nacional (p. ej. protección de datos) disponga otra cosa | artículo 26(6) |
| Documentación técnica (anexo IV) | Proveedor | 10 años tras la introducción del sistema en el mercado o su puesta en servicio | artículo 18 |
| Capacidad de registro del propio sistema | Lo diseña el proveedor | Vida útil del sistema (registra eventos automáticamente) | artículo 12 |
| Declaración UE de conformidad | Proveedor | 10 años tras la introducción en el mercado | artículo 47 |
Lee de nuevo esas dos filas de diez años. Retirar un sistema en 2028 no te permite tirar su expediente del anexo IV ni su declaración de conformidad: corren hasta diez años después de que el sistema saliera por primera vez al mercado, lo que puede situarse bien entrada la década de 2030. Construye el calendario de conservación a partir de la fecha de introducción en el mercado, no de la fecha de apagado.
El reloj de registro (artículo 12) es una obligación de diseño, no de conservación: los sistemas de alto riesgo deben registrar eventos automáticamente durante toda su vida útil. La retirada de servicio detiene los nuevos registros, pero los ya capturados caen bajo los mínimos del artículo 19 (proveedor) y del artículo 26(6) (responsable del despliegue) que figuran arriba. Cuando los registros son datos personales, se aplican además las normas de limitación de conservación del RGPD: consérvalos solo mientras tengas base legal, que es justamente por lo que existe la redacción "6 meses salvo que otra norma".
Actualiza el registro y el inventario
Si el sistema era de alto riesgo y estaba registrado en la base de datos de la UE conforme al artículo 49, la retirada de servicio es un hecho registrable, no un borrado silencioso. Actualiza la entrada para reflejar que el sistema se ha retirado: la base de datos debe mostrar la imagen real, y un sistema que ya no operas pero que sigues mostrando como activo es un defecto en tu propio registro. Las obligaciones de registro del responsable del despliegue para ciertos despliegues de organismos públicos y del anexo III se actualizan del mismo modo.
Internamente, tu inventario de IA es el registro maestro. Marca el sistema como retirado con la fecha, el motivo, el sustituto (si lo hay) y un puntero al lugar donde residen ahora los registros conservados y el expediente del anexo IV. Un inventario que solo añade filas y nunca las cierra deja de ser fiable: la entrada de cierre es lo que permite a un futuro auditor seguir el rastro desde "este sistema existió" hasta "esto es todo lo que conservamos sobre él".
Avisa a quienes dependían del sistema
La retirada de servicio tiene consecuencias humanas que un script de borrado no resolverá.
- Los responsables del despliegue que integraron tu sistema necesitan aviso suficiente para migrar o sustituirlo, y tienen sus propios registros del artículo 26 y, cuando proceda, obligaciones de supervisión vinculadas a él.
- Las personas afectadas que fueron objeto de decisiones basadas en el sistema pueden conservar derechos a explicación o a impugnar resultados; poner fin al sistema no borra esos derechos de forma retroactiva. Conserva los registros que te permitan responder a una reclamación sobre una decisión que el sistema tomó mientras estaba en uso.
- Cuando el sistema alimentaba el contexto de una evaluación de impacto relativa a los derechos fundamentales (artículo 27) (un despliegue de organismo público o del anexo III 5(b)/5(c)), anota la retirada frente a esa evaluación para que el registro de la EIDF refleje la realidad.
Nada de esto es gravoso, pero es la diferencia entre "lo apagamos" y "podemos demostrar que lo apagamos de forma responsable".
Cierra la vigilancia poscomercialización
La obligación de vigilancia poscomercialización del proveedor conforme al artículo 72 corre mientras el sistema está en el mercado. La retirada de servicio es el momento de cerrar formalmente el expediente de vigilancia: confirma que no quedan notificaciones de incidentes graves pendientes conforme al artículo 73, documenta las conclusiones finales de la vigilancia y deja constancia de que la recogida de datos ha terminado. Si un incidente sigue bajo investigación, la obligación de notificación no desaparece porque hayas apagado el sistema: resuélvelo y luego cierra.
Una disciplina útil: redacta una breve nota de retirada de servicio que indique la fecha de apagado, enlace los elementos conservados y sus fechas de fin de conservación, confirme que se actualizó el registro y confirme que la vigilancia queda cerrada sin incidentes pendientes. Esa única página es lo primero que pediría una autoridad de vigilancia del mercado.
La lista de comprobación de retirada de servicio
- Clasifica el hecho — retirada de servicio vs modificación sustancial vs sustitución (artículo 3(23)). Documenta cuál es.
- Congela la evidencia — asegura los registros del proveedor (artículo 19, ≥6 meses) y del responsable del despliegue (artículo 26(6), ≥6 meses) antes de cualquier desmantelamiento del sistema.
- Activa los relojes de 10 años — la documentación técnica del anexo IV y la declaración de conformidad se conservan hasta 10 años después de la introducción en el mercado (artículo 18).
- Actualiza el registro del artículo 49 — marca el sistema como retirado en la base de datos de la UE; actualiza el registro del responsable del despliegue cuando proceda.
- Cierra la fila del inventario — fecha, motivo, sustituto, ubicación de los registros conservados.
- Avisa — a los responsables del despliegue posteriores, a los canales de las personas afectadas y al registro de la EIDF (artículo 27) cuando sea relevante.
- Cierra la vigilancia — finaliza las conclusiones del artículo 72; confirma que no hay notificaciones de incidentes graves abiertas conforme al artículo 73.
- Redacta la nota de retirada de servicio — una página que enlace todo lo anterior.
Ejemplo práctico: una empresa de selección retira una herramienta de cribado de currículos
Talentbrücke GmbH, una empresa de software de selección con unos 70 empleados y alrededor de 14 M€ de facturación, retira un sistema de cribado de currículos que había introducido en el mercado en 2028 y proporcionado a equipos de RR. HH. de clientes: un uso de empleo de alto riesgo conforme al anexo III. El apagado está programado, pero el cierre es el verdadero trabajo.
Como proveedor, Talentbrücke congela los registros del sistema (artículo 19) y confirma que la documentación del anexo IV y la declaración de conformidad permanecen en el expediente hasta diez años después de que la herramienta se introdujera por primera vez en el mercado: esa fecha, no el apagado de 2030, es la que rige (artículo 18). Actualiza la entrada del artículo 49 a "retirado", escribe a los equipos de RR. HH. clientes (sus responsables del despliegue) con una ventana de migración, y cierra el expediente de vigilancia del artículo 72 tras confirmar que no hay incidentes abiertos del artículo 73. Cada cliente, como responsable del despliegue, conserva sus propios registros de operación durante al menos seis meses (artículo 26(6)). La nota de retirada de servicio lo une todo. Dos años después, cuando un antiguo candidato pregunta por un rechazo de 2030, Talentbrücke aún tiene los registros para responder, porque conservó lo correcto, no todo.
Cómo ayuda Confir
Confir hace seguimiento de cada sistema de IA de tu inventario a lo largo de toda su vida, incluida la retirada: registra el hecho de la baja, fija los relojes de conservación frente a las fechas correctas (los diez años del artículo 18, los mínimos de registro del artículo 19 y del 26(6)), avisa de la actualización del registro del artículo 49 y señala cualquier elemento pendiente de vigilancia poscomercialización o de incidentes antes de que cierres el expediente. Como el motor es determinista y basado en reglas, el mismo hecho de retirada produce la misma lista de cierre cada vez, y el registro de auditoría conserva qué guardaste y por qué.
Guías relacionadas
- Conservación de registros y registro de eventos (artículo 12)
- Conservación de la documentación técnica (artículo 18)
- Registro en la base de datos de la UE (artículo 49)
- Vigilancia poscomercialización (artículo 72)
- Obligaciones del responsable del despliegue (artículo 26)
- Plantilla de inventario de IA
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