Plantilla de formulario de admisión de casos de uso de IA (RIA UE)
Plantilla de formulario de admisión de IA: alimenta tu inventario y dispara la clasificación (art. 6), la asignación de rol (art. 26) y la alfabetización.
Un formulario de admisión de casos de uso de IA es la primera puerta por la que pasa todo uso de IA nuevo o existente en tu organización. Es el cuestionario estructurado que convierte «alguien quiere usar una herramienta de IA» en una entrada registrada, clasificada y con rol asignado dentro de tu inventario de IA. El formulario en sí no es un requisito legal: no encontrarás «formulario de admisión» en el Reglamento (UE) 2024/1689. Pero es el instrumento práctico que te permite hacer lo que el reglamento espera: saber qué IA operas, clasificar cada uso conforme al artículo 6, asignar el rol correcto conforme al artículo 16 o al artículo 26 y encaminar cada uso hacia las obligaciones que le siguen. Sáltate la admisión y vas a ciegas; hazla bien y la clasificación se vuelve una lista de comprobación, no una crisis.
Esta página te da los campos que captar y muestra cómo cada uno alimenta una obligación posterior. Úsala como puerta de entrada a tu registro de IA.
Por qué la admisión va primero
Todas las obligaciones del reglamento presuponen una cosa: que sabes qué IA tienes. Las obligaciones del responsable del despliegue del artículo 26, el análisis de clasificación del artículo 6, los disparadores de transparencia del artículo 50 y el deber de alfabetización del artículo 4 son todos imposibles de cumplir frente a un uso que nunca has registrado. La IA en la sombra —herramientas adoptadas por un equipo sin conocimiento de cumplimiento— es la mayor fuente individual de exposición no registrada, y un formulario de admisión es la forma de sacarla a la luz antes de que muerda.
Así que la admisión hace tres trabajos en secuencia: registra el uso (alimentando el inventario), lo clasifica (el cribado de prohibición del artículo 5, luego la prueba de alto riesgo del anexo III / artículo 6 y por último la comprobación de transparencia del artículo 50) y asigna el rol (proveedor o responsable del despliegue) que determina a quién aplican las obligaciones. Todo lo demás cuelga de esas tres salidas.
El flujo de clasificación que impulsa el formulario
Un buen formulario de admisión está construido para que las respuestas encaminen automáticamente hacia una primera clasificación. El orden no es arbitrario: trabaja de arriba abajo.
| Paso | La pregunta que hace el formulario | Hacia dónde encamina |
|---|---|---|
| 1. Cribado de prohibición | ¿El uso implica puntuación social, técnicas manipuladoras, extracción no selectiva de imágenes faciales, reconocimiento de emociones en el trabajo o la educación, o similares? | Artículo 5 — si sí, para: la práctica está prohibida (35 M€ / 7 %) |
| 2. Prueba de alto riesgo | ¿El uso cae en un ámbito del anexo III (biometría, empleo, solvencia, servicios esenciales, etc.) o actúa como componente de seguridad de un producto del anexo I? | Artículo 6 / anexo III — si sí, obligaciones de alto riesgo y la comprobación de la exención del art. 6(3) |
| 3. Prueba de transparencia | ¿Es un chatbot, genera contenido sintético o ejecuta reconocimiento de emociones / categorización biométrica? | Artículo 50 — deberes de divulgación / marcado |
| 4. Asignación de rol | ¿Lo construyes/comercializas bajo tu propio nombre o usas el sistema de un tercero? | Artículo 16 (proveedor) frente a artículo 26 (responsable del despliegue) |
El formulario capta las entradas; una persona (o una comprobación basada en reglas) las lee y produce el dictamen de primera pasada. La clave es que ningún uso llega a producción sin clasificar.
Los campos que captar
1. Solicitante y responsable de negocio — nombre, equipo y el responsable rendible del uso. Cumplimiento necesita a una persona a la que volver.
2. Descripción en lenguaje sencillo del uso — qué hace la IA, qué decisión o salida produce y a quién o qué afecta. Es el campo más importante de todos: la clasificación gira en torno al uso, no a la marca de la herramienta.
3. El sistema/herramienta de IA y su proveedor — el producto concreto (p. ej., una herramienta de cribado de currículums, un chatbot de soporte), su proveedor y el modelo o servicio subyacente cuando se conozca. Enlaza la entrada con la documentación del proveedor.
4. Personas afectadas — empleados, clientes, candidatos, el público; si el uso elabora perfiles de personas físicas (un uso que elabora perfiles es siempre de alto riesgo si cae en el anexo III).
5. Influencia en la decisión — ¿la salida decide, recomienda o solo informa? ¿Hay una persona en el bucle? Esto alimenta tanto el análisis de la exención del artículo 6(3) como el diseño de la supervisión del artículo 14.
6. Datos utilizados — categorías de datos de entrada/entrenamiento, cualquier dato de categoría especial (artículo 9 del RGPD) o dato personal. Alimenta las cuestiones de gobernanza de datos y sesgo del artículo 10 y el solapamiento con el RGPD.
7. Indicador de proveedor o responsable del despliegue — ¿comercializas esto o lo pones en servicio bajo tu propio nombre (proveedor), o usas el sistema de un tercero en tu propia actividad (responsable del despliegue)? Determina el conjunto de obligaciones.
8. Categoría de riesgo de primera pasada — la salida del clasificador: prohibido / alto riesgo / riesgo limitado (transparencia) / mínimo. Se registra con el motivo y el artículo/anexo citado.
9. Disparadores de transparencia — chatbot, contenido sintético, reconocimiento de emociones, ultrafalsificación; cada uno mapeado a su subobligación del artículo 50.
10. Nota de alfabetización en IA — quién opera y supervisa este uso, y si esa persona tiene la competencia que el rol exige (el vínculo con el artículo 4).
Cómo el formulario apoya la diligencia del responsable del despliegue del artículo 26
La mayoría de las empresas pequeñas y medianas de la UE son responsables del despliegue, no proveedores: usan IA construida por otra persona. El artículo 26 es el conjunto de obligaciones del responsable del despliegue, y un formulario de admisión es la forma en que un responsable del despliegue las cumple en la práctica. El artículo 26 espera que un responsable del despliegue use un sistema de alto riesgo de acuerdo con las instrucciones de uso del artículo 13 del proveedor, asigne una supervisión humana competente, vigile el funcionamiento y conserve los logs generados automáticamente que el sistema produce. Nada de eso es viable para un uso que no has registrado.
El formulario de admisión operativiza el artículo 26 al obligar al responsable del despliegue a captar, en el momento de la adopción, la referencia a las instrucciones del proveedor, el supervisor humano nombrado, los datos que el responsable del despliegue alimenta al sistema y la clasificación del uso, de modo que cuando se dispare una obligación, el expediente ya exista. También saca a la luz los casos en que un responsable del despliegue se convierte en proveedor: conforme al artículo 25, un responsable del despliegue que comercializa un sistema de alto riesgo bajo su propio nombre, o que hace una modificación sustancial, hereda las obligaciones del proveedor. El campo «¿pones tu marca o modificas esto?» del formulario es justo donde ese giro se detecta a tiempo, no en una auditoría.
Cómo apoya la alfabetización en IA del artículo 4
El artículo 4 —en vigor desde el 2 de febrero de 2025, y aplicable a toda la IA, no solo a la de alto riesgo— exige que los proveedores y los responsables del despliegue adopten medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA del personal que opera y usa sus sistemas de IA. Desde el 27 de julio de 2026, tras el Ómnibus Digital (Reglamento (UE) 2026/1744), ya no exige garantizar un nivel concreto de cada persona, pero el deber sigue recayendo en ellos. El campo «quién opera y supervisa esto» del formulario de admisión es la conexión: identifica a las personas cuya competencia cubre el artículo 4 para cada uso, y te permite comprobar que operadores y supervisores tienen realmente el entendimiento que el uso exige. Una nota de alfabetización por uso convierte el artículo 4 de una política abstracta en un registro por sistema de quién necesita saber qué.
Ejemplo resuelto: una empresa de logística registra una herramienta nueva
Nordwerk Logistik GmbH, una empresa alemana de transporte y almacenamiento con unos 240 empleados y un volumen de negocios de unos 52 M€, ejecuta el formulario de admisión cuando su equipo de RR. HH. pide adoptar un asistente de cribado de currículums. La solicitante describe el uso con claridad: la herramienta ordena a los candidatos para puestos de almacén y presenta una lista de preselección a los reclutadores.
El formulario encamina el análisis. El cribado de prohibición es claro: ningún problema con el artículo 5. Pero la prueba de alto riesgo aterriza de lleno: el cribado de candidatos para empleo es anexo III, punto 4, así que el uso es de alto riesgo conforme al artículo 6, y como elabora perfiles de personas físicas, la exención del artículo 6(3) no está disponible. El campo de rol muestra que Nordwerk usa la herramienta del proveedor sin ponerle su marca, así que Nordwerk es responsable del despliegue conforme al artículo 26, no proveedor. El formulario capta la referencia a las instrucciones del artículo 13 del proveedor, nombra al reclutador responsable de la supervisión humana del artículo 14 y señala que los reclutadores que operan la herramienta entran en la alfabetización del artículo 4. Toda la cadena —registrar, clasificar, asignar rol, encaminar hacia obligaciones— corre desde una sola admisión de diez campos, y el dictamen de alto riesgo llega a cumplimiento antes de que la herramienta toque a un candidato real. (Nota: las obligaciones autónomas de alto riesgo del anexo III se aplican desde el 2 de diciembre de 2027, fecha fijada por el Ómnibus Digital (Reglamento (UE) 2026/1744, en vigor desde el 27 de julio de 2026); planifica frente al 2 de diciembre de 2027.)
Cómo ayuda Confir
El paso de admisión y registro de Confir capta exactamente estos campos y ejecuta el clasificador basado en reglas sobre ellos: las mismas respuestas producen siempre el mismo dictamen de primera pasada —prohibido, alto riesgo, riesgo limitado o mínimo— con el artículo o anexo que se disparó mostrado en lenguaje natural. A partir de ahí asigna el rol de proveedor o responsable del despliegue, abre la lista de comprobación del responsable del despliegue del artículo 26 cuando procede y señala a los operadores que entran en la alfabetización del artículo 4. El formulario de admisión se convierte en la puerta de entrada a un inventario que un auditor puede leer, no en una hoja de cálculo que se desincroniza.
Preguntas frecuentes
¿Exige el Reglamento de IA un formulario de admisión de casos de uso de IA?
No por su nombre. El reglamento no menciona los formularios de admisión. Pero te exige clasificar cada uso de IA conforme al artículo 6, asignar el rol correcto conforme al artículo 16 o el 26, cumplir los deberes de transparencia del artículo 50 y adoptar las medidas de alfabetización en IA del artículo 4, nada de lo cual es posible para un uso que no has registrado. Un formulario de admisión es el instrumento práctico que hace alcanzables esas obligaciones legales; apoya el cumplimiento en lugar de ser en sí un requisito legal.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de admisión y un inventario de IA?
El formulario de admisión es el proceso: el cuestionario estructurado por el que pasa cada uso de IA nuevo o existente. El inventario de IA (o registro) es el resultado: la lista mantenida de todos tus usos de IA con su clasificación, rol y responsable. El formulario alimenta el inventario: cada admisión completada se convierte en una entrada registrada. Ejecuta el formulario de forma consistente y el inventario se mantiene al día; sáltatelo y el inventario se queda obsoleto.
¿Sustituye el formulario de admisión a una clasificación de alto riesgo completa?
No. El formulario produce una clasificación de primera pasada, suficiente para encaminar un uso correctamente y detectar casos prohibidos o de alto riesgo a tiempo. Un uso que se criba como de alto riesgo conforme al anexo III aún necesita el análisis completo del artículo 6, la evaluación de la exención del artículo 6(3) y el trabajo posterior de los artículos 9-15. El formulario es el disparador y el triaje, no la evaluación completa.
¿Quién debe rellenar el formulario de admisión: el solicitante o cumplimiento?
El solicitante o responsable de negocio rellena los campos descriptivos —qué hace el uso, a quién afecta, qué datos usa— porque conoce el uso mejor que nadie. Cumplimiento (o una comprobación basada en reglas) lee esas respuestas y produce la clasificación y la asignación de rol. Repartirlo así mantiene el formulario usable para no expertos a la vez que deja el juicio legal en manos de quienes responden por él.
¿Cómo ayuda la admisión con la alfabetización en IA del artículo 4?
El artículo 4, en vigor desde el 2 de febrero de 2025 y aplicable a toda la IA, exige adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal que opera y usa sistemas de IA (desde julio de 2026, sin exigir que se garantice un nivel individual concreto). El campo «quién opera y supervisa este uso» del formulario de admisión identifica, por sistema, exactamente a las personas cuya competencia cubre el artículo 4, convirtiendo un deber general de alfabetización en un registro concreto, uso por uso, de quién necesita qué entendimiento.
Somos responsables del despliegue, no proveedores; ¿aun así necesitamos admisión?
Sí, y posiblemente más. Los responsables del despliegue cargan con las obligaciones del artículo 26 —usar los sistemas de alto riesgo según las instrucciones del proveedor, asignar supervisión humana, vigilar, conservar logs—, todas las cuales dependen de haber registrado el uso. La admisión también detecta el giro del artículo 25, en el que un responsable del despliegue que pone su marca o modifica sustancialmente un sistema se convierte en proveedor con las obligaciones más pesadas. El formulario lo saca a la luz a tiempo, antes de que lo haga una auditoría.
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